Od EET sice máme do konce roku 2020 na chvíli „klid“, ale od 1. ledna nového roku by se povinnost evidovat tržby měla vrátit. Kavárny spadly hned do první vlny EET, která odstartovala v prosinci 2016, spolu s dalšími gastro a ubytovacími zařízeními. Právě tento segment podnikání dnes může těžit z nejdéle sbíraných zkušeností a předat novým kavárníkům své zkušenosti. I my se v tomto článku podíváme na pokladní systém pro kavárny a nabídneme některé základní informace, se kterými byste měli pracovat při výběru vlastního systému.
Základní předpoklady pro pokladní systém pro kavárnu
Pokladní systém se skládá ze softwaru (to znamená programu pro EET) a hardwaru (tablet, mobil, pokladna), ve kterém program běží. Pro potřeby kavárny je z pohledu softwaru důležité, aby měl funkci pro účtování podle stolů, díky které obsluha dokáže jednoduše vystavit společný účet. Zařízení by zase mělo korespondovat s velikostí provozovny, protože v kavárnách obvykle není na pultu místo nazbyt a to málo, které je k dispozici, raději vyplníte nabídkou sladkého pečiva než velkým displejem.
Pusťte si krátké video, ve kterém si můžete prohlédnout pokladny pro malé podnikání.
Kolik stojí pokladní systém pro kavárnu?
Stejně jako se pokladní systém skládá ze dvou částí, tak i cena řešení má dvě části. První částí je nákup zařízení v podobě jednorázové investice. K té pak patří druhá část – měsíční paušál za provoz, průběžné aktualizace nebo správu programu a zabezpečení úložiště, kam se odesílají data z vystavených účtenek. Pokud vybíráte nový pokladní systém, pak prvním srovnávacím měřítkem by mělo být, jestli dodavatel umí obhájit obě části ceny.
Pokud vám někdo nabízí zařízení s provozem zdarma, pak je otázkou, z čeho bude platit úložiště dat na serveru nebo technickou podporu. Totéž platí pro opačný případ, kdy dodavatel prodává své softwarové řešení a k němu zdarma nabízí elektronickou pokladnu. Elektronická pokladna v jakémkoli provedení musí vydržet dlouhou dobu v každodenním provozu, největší zátěž přitom spadá na displej, na kterém někteří dodavatelé také nejvíce „šetří“.
Pokladní systém pro kavárnu by měl být kompaktní. Může mít podobu přenosného tabletu nebo stojánku, který lze připevnit k pultu, takže jej omylem neshodíte na zem.
Nezapomeňte na užitečné funkce
Pokladní systém pro kavárnu by měl splňovat víc, než jen zmíněnou podporu účtování po stolech. Zamyslete se také nad tím, jestli chcete přijímat cizí měnu nebo prodávat přes čárové kódy. V takovém případě budete potřebovat, aby s nimi program uměl pracovat. Možná to pro vás není aktuální, ale zamyslete se i nad výhledem do budoucna. Dodavatelé programů EET mívají ceník rozdělený podle využívaných funkcí. Při objednávce si dobře pročtěte celou nabídku a zvažte, zda vám daný poskytovatel dokáže v případě změn zabezpečit všechny služby, které byste mohli chtít později.
Velmi užitečná je také evidence směn. Možná dnes provozujete malou kavárnu, která se za rok rozroste a zaměstná více lidí, kteří se za pultem budou střídat. Může se také stát, že svou provozovnu budete sdílet s někým dalším. Zvládne pokladna evidovat tržby více samostatných daňových poplatníků?
Stabilní dodavatel nade vše
Posledním a neméně důležitým parametrem je to, zda je dodavatel EET skutečně „živá firma“, která má svou historii, komunikuje, poradí a hlavně nezmizí z trhu. Prohlédněte si například Facebook dodavatele miniPOS, kde najdete spoustu dalších článků a videí.