Téměř každý z nás ví (anebo alespoň tuší), že plánování – v podstatě čehokoli – přináší benefity. Dnem procházíme efektivněji, jakmile se držíme předem naplánovaných bodů. Při plánování směn platí benefity plánování několikanásobně. Podívejme se tedy, proč se vyplatí plánovat směny a evidovat docházku?

Proč plánovat směny?

a) Vyvážený tým vede ke spokojenosti zákazníků

  • Plánování tvoří produktivní tým, a tedy funkční provoz. Díky tomu sestavíte vyvážené směny, které pokryjí výkyvy poptávky během provozu. Typicky restaurace v čase oběda má vrchol poptávky. Při dobrém plánování směny je zákazník včas obsloužen, spokojen, a ještě restauraci doporučí.

b) Získáte čas na zákazníky

  • Při dobrém plánování směn uspoříte čas. Můžete se tak věnovat rozvoji podnikání. Zaběhnuté plánování přináší řád zaměstnancům i firmě, je předvídatelné. Ve výsledku jsou zaměstnanci samostatnější a více při plánování spolupracují.

c) Kontrola nad absencemi

  • Zvládnete i nenadálé absence zaměstnanců. Víte, koho povolat na záskok a jak mu to v budoucnu vykompenzovat.

K čemu je evidence docházky?

Primárně zaznamenává příchod a odchod zaměstnanců. Máte přehled, kdo je v danou chvíli na pracovišti a za jaký čas dostane finanční odměnu. A jaké jsou další výhody záznamu docházky?

a) Úspora nákladů

  • Někdy neodpovídá čas strávený na pracovišti skutečnému času odpracovaných hodin. Zaměstnavateli tak utíkají peníze. V případě správné evidence docházky toto riziko odpadá.

b) Dobré vztahy na pracovišti

  • Přesnou evidencí docházky předejdete vzniku sporů se zaměstnancem. Když zachytíte příchod a odchod, zaměstnanec nemá šanci rozporovat přítomnost/nepřítomnost na pracovišti. Snáze dohledatelné jsou i přesčasy zaměstnanců.

c) Jednodušší zpracování mezd

  • Mzdová účetní má jednodušší podklady pro zpracování mezd. Žádné velké bádání, výpočet mezd je na základě docházky a odpracovaného času jasný.

Existují elektronické čtecí systémy, které na základě přihlašování a odhlašování dokážou automaticky spočítat odpracované hodiny včetně přesčasů i příplatků za práci v noci nebo o svátcích.

A jak tedy plánovat směny a evidovat docházku?

1. Koho máte v týmu?

Nakombinujte zkušenosti a povahy v jednotlivých směnách. Začátečník by v provozu neměl být nikdy sám nebo s jiným začátečníkem. Po boku by měl mít zkušeného kolegu, který ho zaučí. Dobré je počítat i s přirozeným založením zaměstnanců. Žoviální číšník sice pobaví, ale nemusí zvládat obědový nápor.

2. Jaké máte směny?

Kdy je vaše firma v provozu? Máte jednu směnu nebo více? Jsou rovnoměrné či nerovnoměrné? Jak dlouho trvají?

  • V mateřské školce může jedna paní učitelka ráno otevírat, druhá přichází po obědě a zůstává s dětmi až do konce. Překrývají se v čase oběda. Na kdy a na jak dlouho potřebujete vaše lidi v provozu?
  • V nepřetržitém provozu (některé typy služeb) může jít o tři osmihodinové navazující směny.
  • Gastro má typický dlouhý a krátký týden s rozdílným počtem hodin.

Nastavení směn není žádné dogma, určitě se dá změnit podle potřeby. Jako příklad lze uvést

gastro podnik, kdy páteřní může být zaměstnanec s hlavním pracovním poměrem doplněný brigádníkem v době oběda.

3. Obsaďte směny

Dosaďte zaměstnance do jednotlivých směn na konkrétní pozice. Ověřte si, že zaměstnanec danou pozici zvládá (ať již časově nebo profesně) a že postupujete dle zákoníku práce. Dále sledujte:

  • plánovanou absenci (dovolá, lékař, osobní důvody…)
  • vyvážení směn v delším horizontu (pravidelně přidělaná náročná směna vede časem k nespokojenosti zaměstnance či dokonce k odchodu)

Jednu ze směn můžete mít jako záložní – coby formu pohotovosti v případě výpadku

personálu.

4. Zveřejněte směny

Sdělte naplánované směny svým zaměstnancům. Ideálně s časovým předstihem. Zvažte, jakou formou o plánu informujete:

  • rozvrh vytiskněte a předejte zaměstnanci (ani v dnešní době není e-mail samozřejmostí)
  • plánované směny pošlete e-mailem
  • sdílejte směny prostřednictvím aplikace

5. Papír, excel nebo speciální software?

Celé plánování se dá dělat na papíře. Lze to i v excelu, kde existují předem nastavené šablony. Na trhu jsou i speciální aplikace, které umí agendu propojit a poskytují další výhody. Co umí:

  • optimálně navrhují plánované směny (kolik lidí a na jakých pozicích je potřeba)
  • řídí se časovými možnostmi zaměstnanců
  • zohledňují zákonnou dobou odpočinku mezi směnami
  • pružně reagují na záskoky
  • minimalizují chyby v provozu
  • jsou transparentní – přístup k informacím má zaměstnavatel i zaměstnanec
  • zajišťují hladký chod provozu
  • evidují docházku

6. A jak evidovat docházku?

Evidence docházky není ze zákona povinná. Je ale výhodou ji mít, předejdete tím nepříjemnostem. V dnešní době je ideální pořídit si elektronickou evidenci, která přesně odměří reálnou pracovní dobu a tím i mzdový nárok. Kromě toho získáte informace o ziskovosti jednotlivých směn.

Komentáře jsou vypnuté.